Azərbaycanca
Беларускі
Dansk
Deutsch
Española
Français
Indonesia
Italiana
日本語
Қазақ
Lietuvos
Nederlands
Português
Русский
සිංහල
แบบไทย
Türkçe
Українська
中國人
United State
Afrikaans
Belge yönetimi (records management), belgelerin oluşturulmasında ve düzenlenmesinde, gereken durumlarda kullanılması için depolanması ve korunmasında, erişim kolaylığının sağlanmasında ve bunun için düzenlenmesinde rol alan uygulamalar ve sistemler bütünüdür.
Günümüzde kurumların başarılarını devam ettirebilmeleri oldukça önemlidir. Bunun için oldukça çaba gösterilmesi gerekmektedir. Kurumların sahip olduğu ve kullandığı bilgiler çeşitli ortamlar üzerine kaydedilmiştir. Bu nedenle belgeler kurumların en önemli kaynakları olmuştur. Kurumun başarısı için bu belgelerin verimli bir şekilde kullanılması ve verimli kullanım için de yönetilmesi gerekmektedir. Böylelikle belgelerin düzenlenmesi, korunması ve doğru bir şekilde kullanımını sağlayan belge yönetimi kavramı ortaya çıkmıştır.
Belgelerin Üretimi ve kullanılması çok eski çağlardan beri var olmaktadır fakat belge yönetimi kavramının bir haline gelmesi 20. yüzyılda başlamıştır.
Belge yönetiminin amacı
Var olan belgeleri ve oluşmakta olan belgelerin kontrolünü sağlamak,kullanılmak istenildiğinde belgenin kolaylaştırmak, geçerliliğini kaybetmiş belgeleri ayırt etmek, belgelerin korunmasını sağlamaktır. Diğer bir amacı da,devlete her açıdan kaynaklık yapan ve belleğini oluşturan Milli Arşiv'e katkı sağlamak ve oluşumuna yardım etmektir. Belgelerin belirli uygulamalar ve işlemlerden geçerek Milli Arşiv'e eklenmesinde ve bunların kontrolünün sağlanmasında rol oynar.
Belge yönetimi amaçları şu şekilde sıralanabilir:
- Gereksiz belge üretim miktarını düşürmek ve üretilen belgelerin kalitesini arttırmak
- Kuruluşların günlük işleyişleri sırasında daha etkili kayıt ve dosyalama sistemi kurmak ve belgeleri kullanıma hazırlamak
- İnsanları, gerekli olmayan belgeleri pahalı ofis ortamlarından daha ucuz depolama taşınması konusunda yönlendirmek
- İdari, yasal ve mali açılardan kullanım değeri tükenene veya güncelliklerini yitirene kadar yarı güncel belgelerle etkili danışma hizmeti sunmak
- Kalıcı değere sahip olan bütün belgelerin arşivlere devredilmesi ve değerlendirilmesini sağlamak
- Arşiv uzmanlarının gözetiminde belgeleri değişik kullanıcı gruplarının hizmetine sunmak, depolamak ve düzenlemektir.
Belge yönetiminin avantajları
Kurumların gün geçtikçe büyüyen ve karmaşıklaşan yapıları daha çok belgenin kullanılmasına yol açmaktadır. Bir kurumun bu belgeleri doğru şekilde kullanabilmesi için uygulayacağı belge yönetimi programı kuruma birçok avantaj sağlar. Bu faydalar şunlardır:
- Karar verme
- Yasal destek ve yasal belge sağlama
- Kırtasiyeciliği önleme ve maliyet azaltma
- Yeni belgeler için referans olma
- Belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlama
- Kurumsal verimliliği artırma
- Değerli dosyaları koruma
- Gereksiz belgelerin üretimini önleme
- Kurumun bilgi gereksinimlerini karşılama
- Kurumun tarihini koruma
- Arşivsel çalışmalara nitelik kazandırma
Belge Yönetimi Sistemi
Belgelerin yönetilmesi, belge miktarı ile doğru orantılı bir biçimde, artan bir gereksinim olarak karşımıza çıkmaktadır. Bunun en güzel örneği, bazı istatistiksel rakamlarda yatmaktadır. Son otuz yılda üretilen bilgi miktarının, ondan önceki 5 bin yılda üretilenden fazla olması, teknolojinin bizleri getirdiği nokta ve gelecek hakkında bazı fikirler vermektedir. Belge yönetimi, tek bir sabit sistem ile yapılamayacak kadar kapsamlı bir iş olmakla birlikte, farklı kurumların çeşitli belgeler için uyguladıkları birçok yöntemler ve kullandıkları birbirinden değişik sistemler bulunduğu bilinmektedir. Belge yönetimi içerisindeki bileşenlerin düzgün ve eksiksiz bir biçimde ele alınması belge denetiminin sağlanabilmesi için gereklidir.
Finansman ve insan kaynakları: Bütçe, personel
Alt Sistemler: Belge üretimi, bilginin yayımı, kopya yönetimi, önemli belgeleri koruma, yazışma yönetimi, form yönetimi, rapor yönetimi, talimat yönetimi, veri tabanı yönetimi
Araçlar: Bilgisayarlar, postalama, merkezdeki belgeler, bilgi merkezleri, belge merkezleri, arşivler, iletişim
İşlemler: Bürokratik işlemlerin basitleştirilmesi, saklama ve düzenleme, gizlilik (koruma), yönergeler, veri tabanı idaresi
Belge yönetimi sistemi bütçe, personel, belge türleri, belge üretimi, belgelerin dağıtılması, kopyalanması, sıkılaştırılarak kaydedilmesi, posta yönetimi gibi çeşitli alt sistemlerden oluşmaktadır. Belge üretimi ve dağıtımı, bilgi yayımı, kopyalama, önemli belge koruma, yazışma ve form yönetimi, rapor yönetimi, talimat yönetimi, veri tabanı yönetimi, arşiv yönetimi ve bu yönetim türleri ile doğrudan ya da dolaylı olarak ilişkisi olan araç- gereç, hizmet ve yöntemlerin tümü, belge yönetimi sisteminin temel bileşenlerinden oluşmaktadır.
Türkiye - Belge Yönetimi İlişkisi
Türkiye'de belge yönetimi hakkında birçok çalışma gerçekleştirilmiştir. Burada amaç gerçekleştirilen işlemlerin verimli ve doğru ilerleyiş sağlaması, yüksek maliyetlerden kaçınmak, hızlı ve kaliteli hizmet vermektir. Türkiye'de özel anlamda belge yönetimi adına işlemler gerçekleştirilmiştir ancak belgenin üretiminden imhasına kadar geçirdiği tüm süreci kapsayacak çalışmanın bulunmadığı görülmektedir. İlk proje ve raporların çıkışı 1950’li yılların başına dayanmaktadır. Türkiye'de günümüze kadar kamu yönetiminin düzenlenmesi ve gereksiz belge üretiminin önüne geçmek adına iki konu başlığı altında düzenlemeler yapıldığı görülmektedir. Diğer yapılan işlemlerden biri ise tüm belgeler için değil de yazışma ve formların tasarım ve üretimi hakkındadır. Bu işlemde amaçlanan kurumsal işlerin düzenlenmesidir. Bilgi Edinme Hakkı Kanunun belge yönetimi alanında yapılması gereken düzenlemelere katkı sağlayacağı söylenebilir. Türkiye de belge yönetimi gereksinimini ortaya koymak için son yıllarda bilgi ve belge hizmetleri alanında yapılan yasal düzenleme ve çalışmalardan bir diğeri ise E- Devlet uygulamalarının Avrupa Birliğine üye olabilme ön koşulları arasındadır.
Elektronik belge yönetimi
Günümüzde bilginin önemli bir unsur olması ve bunun farkındalığıyla bilgiyi yönetme isteği, gelişen teknoloji ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortama geçirilmesi bir gereklilik olmuştur.Elektronik belge yönetimi (Electronic records management), fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan programlar ve uygulamalardır.Ebys'ler ile yapılmaya çalışılan kâğıtların, belgelerin düzene sokulmasından çok, bilginin yönetilmesi gayretidir. Belge yönetimine kıyasla istenen belgeye daha kısa sürede ulaşılması, belgelerin daha kısa sürede yönetilmesi ve maliyetinin minimum seviyede olması elektronik belge yönetimini daha elverişli hale getirmektedir.
Günümüzde bu sistem batı ülkelerinde yaygınlaşmıştır. Türkiye'nin de batı ülkelerine ayak uydurması ve aynı standartlara sahip olması gerekmektedir.
Kaynakça
- ^ (PDF). 17 Aralık 2014 tarihinde kaynağından (PDF) arşivlendi. Erişim tarihi: 8 Ocak 2013.
- ^ Özdemirci,Fahrettin Kurum ve Kuruluşlarda Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi İstanbul-1996, Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi Yayınları
- ^ Özdemirci,Fahrettin Bir Disiplin Olarak Belge Yönetimi(Records Management As A Discipline) [1] 17 Aralık 2014 tarihinde Wayback Machine sitesinde .
- ^ (PDF). 20 Ekim 2012 tarihinde kaynağından (PDF) arşivlendi. Erişim tarihi: 8 Ocak 2013.
- ^ Özdemirci,Fahrettin Üniversitede Belge Yönetimi ve Arşivler
- ^ a b Odabaş, Hüseyin (30 Nisan 2005). "Belge Yönetimi ve Türkiye'de Belge Yönetimi Gereksinimi". Bilgi Dünyası. 6 (1): 36-57. doi:10.15612/bd.2005.446. ISSN 2148-354X.
- ^ Külcü,Özgür Hacettepe Üniversitesi Kütüphanecilik Bölümü 25. Yıla Armağan 1997
- ^ Özdemirci,Fahrettin Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi
- ^ Rossi, M. J. (1 Temmuz 1978). "Book Reviews : Human Relations in Management. Samuel D. Deep, Encino, CA: Glencoe Publishing Co., 1978. 294 pages". Journal of Business Communication. 15 (4): 75-76. doi:10.1177/002194367801500413. ISSN 0021-9436.
- ^ Önaçan, Mehmet Bilge Kağan Medeni, Tunç Durmuş Özkanlı, Özlem Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS)'nin Faydaları ve Kurum Bünyesinde EBYS Yapılandırmaya Yönelik Bir Yol Haritası [2] 23 Ocak 2013 tarihinde Wayback Machine sitesinde .
- ^ Elektronik Belge Yönetimi Sistemi ve Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası Örneği Tezi[3][]
- ^ Kandur Hamza Marmara Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemli Kriterleri Referans Modeli (v.1.0) [4] 27 Şubat 2012 tarihinde Wayback Machine sitesinde .
wikipedia, wiki, viki, vikipedia, oku, kitap, kütüphane, kütübhane, ara, ara bul, bul, herşey, ne arasanız burada,hikayeler, makale, kitaplar, öğren, wiki, bilgi, tarih, yukle, izle, telefon için, turk, türk, türkçe, turkce, nasıl yapılır, ne demek, nasıl, yapmak, yapılır, indir, ücretsiz, ücretsiz indir, bedava, bedava indir, mp3, video, mp4, 3gp, jpg, jpeg, gif, png, resim, müzik, şarkı, film, film, oyun, oyunlar, mobil, cep telefonu, telefon, android, ios, apple, samsung, iphone, xiomi, xiaomi, redmi, honor, oppo, nokia, sonya, mi, pc, web, computer, bilgisayar
Belge yonetimi records management belgelerin olusturulmasinda ve duzenlenmesinde gereken durumlarda kullanilmasi icin depolanmasi ve korunmasinda erisim kolayliginin saglanmasinda ve bunun icin duzenlenmesinde rol alan uygulamalar ve sistemler butunudur Gunumuzde kurumlarin basarilarini devam ettirebilmeleri oldukca onemlidir Bunun icin oldukca caba gosterilmesi gerekmektedir Kurumlarin sahip oldugu ve kullandigi bilgiler cesitli ortamlar uzerine kaydedilmistir Bu nedenle belgeler kurumlarin en onemli kaynaklari olmustur Kurumun basarisi icin bu belgelerin verimli bir sekilde kullanilmasi ve verimli kullanim icin de yonetilmesi gerekmektedir Boylelikle belgelerin duzenlenmesi korunmasi ve dogru bir sekilde kullanimini saglayan belge yonetimi kavrami ortaya cikmistir Belgelerin Uretimi ve kullanilmasi cok eski caglardan beri var olmaktadir fakat belge yonetimi kavraminin bir haline gelmesi 20 yuzyilda baslamistir Belge yonetiminin amaciVar olan belgeleri ve olusmakta olan belgelerin kontrolunu saglamak kullanilmak istenildiginde belgenin kolaylastirmak gecerliligini kaybetmis belgeleri ayirt etmek belgelerin korunmasini saglamaktir Diger bir amaci da devlete her acidan kaynaklik yapan ve bellegini olusturan Milli Arsiv e katki saglamak ve olusumuna yardim etmektir Belgelerin belirli uygulamalar ve islemlerden gecerek Milli Arsiv e eklenmesinde ve bunlarin kontrolunun saglanmasinda rol oynar Belge yonetimi amaclari su sekilde siralanabilir Gereksiz belge uretim miktarini dusurmek ve uretilen belgelerin kalitesini arttirmak Kuruluslarin gunluk isleyisleri sirasinda daha etkili kayit ve dosyalama sistemi kurmak ve belgeleri kullanima hazirlamak Insanlari gerekli olmayan belgeleri pahali ofis ortamlarindan daha ucuz depolama tasinmasi konusunda yonlendirmek Idari yasal ve mali acilardan kullanim degeri tukenene veya guncelliklerini yitirene kadar yari guncel belgelerle etkili danisma hizmeti sunmak Kalici degere sahip olan butun belgelerin arsivlere devredilmesi ve degerlendirilmesini saglamak Arsiv uzmanlarinin gozetiminde belgeleri degisik kullanici gruplarinin hizmetine sunmak depolamak ve duzenlemektir Belge yonetiminin avantajlariKurumlarin gun gectikce buyuyen ve karmasiklasan yapilari daha cok belgenin kullanilmasina yol acmaktadir Bir kurumun bu belgeleri dogru sekilde kullanabilmesi icin uygulayacagi belge yonetimi programi kuruma bircok avantaj saglar Bu faydalar sunlardir Karar verme Yasal destek ve yasal belge saglama Kirtasiyeciligi onleme ve maliyet azaltma Yeni belgeler icin referans olma Belgelerin kontrolu icin sistematik yaklasim saglama Kurumsal verimliligi artirma Degerli dosyalari koruma Gereksiz belgelerin uretimini onleme Kurumun bilgi gereksinimlerini karsilama Kurumun tarihini koruma Arsivsel calismalara nitelik kazandirmaBelge Yonetimi SistemiBelgelerin yonetilmesi belge miktari ile dogru orantili bir bicimde artan bir gereksinim olarak karsimiza cikmaktadir Bunun en guzel ornegi bazi istatistiksel rakamlarda yatmaktadir Son otuz yilda uretilen bilgi miktarinin ondan onceki 5 bin yilda uretilenden fazla olmasi teknolojinin bizleri getirdigi nokta ve gelecek hakkinda bazi fikirler vermektedir Belge yonetimi tek bir sabit sistem ile yapilamayacak kadar kapsamli bir is olmakla birlikte farkli kurumlarin cesitli belgeler icin uyguladiklari bircok yontemler ve kullandiklari birbirinden degisik sistemler bulundugu bilinmektedir Belge yonetimi icerisindeki bilesenlerin duzgun ve eksiksiz bir bicimde ele alinmasi belge denetiminin saglanabilmesi icin gereklidir Finansman ve insan kaynaklari Butce personel Alt Sistemler Belge uretimi bilginin yayimi kopya yonetimi onemli belgeleri koruma yazisma yonetimi form yonetimi rapor yonetimi talimat yonetimi veri tabani yonetimi Araclar Bilgisayarlar postalama merkezdeki belgeler bilgi merkezleri belge merkezleri arsivler iletisim Islemler Burokratik islemlerin basitlestirilmesi saklama ve duzenleme gizlilik koruma yonergeler veri tabani idaresi Belge yonetimi sistemi butce personel belge turleri belge uretimi belgelerin dagitilmasi kopyalanmasi sikilastirilarak kaydedilmesi posta yonetimi gibi cesitli alt sistemlerden olusmaktadir Belge uretimi ve dagitimi bilgi yayimi kopyalama onemli belge koruma yazisma ve form yonetimi rapor yonetimi talimat yonetimi veri tabani yonetimi arsiv yonetimi ve bu yonetim turleri ile dogrudan ya da dolayli olarak iliskisi olan arac gerec hizmet ve yontemlerin tumu belge yonetimi sisteminin temel bilesenlerinden olusmaktadir Turkiye Belge Yonetimi IliskisiTurkiye de belge yonetimi hakkinda bircok calisma gerceklestirilmistir Burada amac gerceklestirilen islemlerin verimli ve dogru ilerleyis saglamasi yuksek maliyetlerden kacinmak hizli ve kaliteli hizmet vermektir Turkiye de ozel anlamda belge yonetimi adina islemler gerceklestirilmistir ancak belgenin uretiminden imhasina kadar gecirdigi tum sureci kapsayacak calismanin bulunmadigi gorulmektedir Ilk proje ve raporlarin cikisi 1950 li yillarin basina dayanmaktadir Turkiye de gunumuze kadar kamu yonetiminin duzenlenmesi ve gereksiz belge uretiminin onune gecmek adina iki konu basligi altinda duzenlemeler yapildigi gorulmektedir Diger yapilan islemlerden biri ise tum belgeler icin degil de yazisma ve formlarin tasarim ve uretimi hakkindadir Bu islemde amaclanan kurumsal islerin duzenlenmesidir Bilgi Edinme Hakki Kanunun belge yonetimi alaninda yapilmasi gereken duzenlemelere katki saglayacagi soylenebilir Turkiye de belge yonetimi gereksinimini ortaya koymak icin son yillarda bilgi ve belge hizmetleri alaninda yapilan yasal duzenleme ve calismalardan bir digeri ise E Devlet uygulamalarinin Avrupa Birligine uye olabilme on kosullari arasindadir Elektronik belge yonetimiGunumuzde bilginin onemli bir unsur olmasi ve bunun farkindaligiyla bilgiyi yonetme istegi gelisen teknoloji ile birlikte belge yonetiminin elektronik ortama gecirilmesi bir gereklilik olmustur Elektronik belge yonetimi Electronic records management fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama gecirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin uretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi duzenlenmesi kullanilmasi ve arsivlenmesi icin yapilan programlar ve uygulamalardir Ebys ler ile yapilmaya calisilan kagitlarin belgelerin duzene sokulmasindan cok bilginin yonetilmesi gayretidir Belge yonetimine kiyasla istenen belgeye daha kisa surede ulasilmasi belgelerin daha kisa surede yonetilmesi ve maliyetinin minimum seviyede olmasi elektronik belge yonetimini daha elverisli hale getirmektedir Gunumuzde bu sistem bati ulkelerinde yayginlasmistir Turkiye nin de bati ulkelerine ayak uydurmasi ve ayni standartlara sahip olmasi gerekmektedir Kaynakca PDF 17 Aralik 2014 tarihinde kaynagindan PDF arsivlendi Erisim tarihi 8 Ocak 2013 Ozdemirci Fahrettin Kurum ve Kuruluslarda Belge Uretiminin Denetlenmesi ve Belge Yonetimi Istanbul 1996 Turk Kutuphaneciler Dernegi Istanbul Subesi Yayinlari Ozdemirci Fahrettin Bir Disiplin Olarak Belge Yonetimi Records Management As A Discipline 1 17 Aralik 2014 tarihinde Wayback Machine sitesinde PDF 20 Ekim 2012 tarihinde kaynagindan PDF arsivlendi Erisim tarihi 8 Ocak 2013 Ozdemirci Fahrettin Universitede Belge Yonetimi ve Arsivler a b Odabas Huseyin 30 Nisan 2005 Belge Yonetimi ve Turkiye de Belge Yonetimi Gereksinimi Bilgi Dunyasi 6 1 36 57 doi 10 15612 bd 2005 446 ISSN 2148 354X Kulcu Ozgur Hacettepe Universitesi Kutuphanecilik Bolumu 25 Yila Armagan 1997 Ozdemirci Fahrettin Belge Uretiminin Denetlenmesi ve Belge Yonetimi Rossi M J 1 Temmuz 1978 Book Reviews Human Relations in Management Samuel D Deep Encino CA Glencoe Publishing Co 1978 294 pages Journal of Business Communication 15 4 75 76 doi 10 1177 002194367801500413 ISSN 0021 9436 Onacan Mehmet Bilge Kagan Medeni Tunc Durmus Ozkanli Ozlem Elektronik Belge Yonetimi Sistemi EBYS nin Faydalari ve Kurum Bunyesinde EBYS Yapilandirmaya Yonelik Bir Yol Haritasi 2 23 Ocak 2013 tarihinde Wayback Machine sitesinde Elektronik Belge Yonetimi Sistemi ve Turkiye Cumhuriyet Merkez Bankasi Ornegi Tezi 3 olu kirik baglanti Kandur Hamza Marmara Universitesi Elektronik Belge Yonetim Sistemli Kriterleri Referans Modeli v 1 0 4 27 Subat 2012 tarihinde Wayback Machine sitesinde