Arşivcilik

Arşiv ya da belgelik, bütün dünyada kurumların gerçek ve tüzel kişilerin faaliyetleri sonucunda meydana gelen, idari, hukuksal, tanıklık, kurumsal değeri olan ya da tekrar kullanılmak üzere üretilen her türlü görsel, yazılı ve data bilgilerinin tutulduğu ve saklandığı yerdir.

Arşivler; genel olarak klasik arşivler ve modern arşivler olarak ikiye ayrılır.

1. Klasik arşivler; Osmanlı arşivi gibi eski yazıyla yazılmış belgelerle ilgili arşivlerdir.
2. Modern arşivler; iş dünyası, hastaneler, televizyonlar gibi kurumların ürettikleri her türlü belge ve bilginin tutulduğu yerlerdir.

Graz Üniversitesi'nin kütüphanesindeki konular kataloğu

Arşivin Tanımı

Arşiv sözcüğünün kökü, eski Yunanca arkheion sözcüğünün Latince'ye geçmiş hali olan archivum dur. Anlam açısından arşiv; resmi dairelerin, çeşitli kurumların veya kişilerin işlerini yürütürken, üzerindeki işlemler tamamlanmış ve korunması gereken belgelerin düzenli bir şekilde, belirli kurallara göre bir araya getirilerek saklandığı yerdir. Arşivler, belgelerin çıktığı yerler olan devletin, şehrin veya kurumun, ailenin hizmetinde oluşuna göre devlet arşivi, şehir arşivi, özel arşiv, aile arşivi gibi isimler alırlar.

Arşiv malzemesinin çekirdeğini; devlet dairelerinde, büyük kurumlarda günlük işlemler esnasında çıkan yazışmalar ve dosyalar meydana getirir. Fakat bütün bu kâğıtlar arşiv malzemesi değildir. Toplanan malzeme arşivlerde uzmanları tarafından seçilip belirli kurallara göre sınıflanarak saklanır. Bu sınıflandırmanın sonradan faydalanma sırasında kolaylık sağlayacak şekilde olmasına dikkat edilir. Arşivleri oluşturan malzeme; kesinliği olan dokümanlar olduğu için, geçmiş faaliyetlerin yaşayan ve gerçek delilleridir.

Arşivin dokümanları çoğunlukla kil tabletler, tunç tabletler, papirüsler, parşömenler, ile, daktilo ile yazılmış veya matbaada basılmış kâğıt belgelerdir. Bunlardan başka mikrofilmler, fotoğraflar, , gibi öneme sahip dokümanlar da arşiv belgesi olabilir.

Bir şeyin arşiv malzemesi olabilmesi için üzerinden en az 30 yıl geçmesi kuralı kabul edilmiştir. Türkiye'de arşiv terimi, tarifteki anlamı aşan bir biçimde kullanılmakta ve her türlü dokümantasyonu içine alan bir anlam da taşımaktadır.

Arşivin Tarihçesi

Arşivin tarihi çok eski milletlere kadar dayanır. Eski Mısır ve Roma'da birçok devlet, tapınak ve aile arşivlerine sahipti. Mezopotamya'nın Nippur şehrinde, yılından başlayarak tablet halinde belgelerin saklandığı bir devlet arşivi bulunmuştur. Hattuşaş (Boğazköy)'ta yapılan kazılar sonucunda da, -1200 yılları arasında Hititlere ait muharebe, antlaşma, kanun, kral yıllıkları ve daha birçok belgelerin saklandığı büyük bir devlet arşivi ortaya çıkarılmıştır. Bu arşiv muhtevasının önemli bir kısmı İstanbul, bir kısmı da Ankara arkeoloji müzelerindedir.

Zamanla bir arşiv bilimi oluştu ki, bu bilim arşivin günlük düzenini ve toplumdaki fonksiyonunu kurdu. Bu geleneğin kökeni ve nereden geldiği bilinmiyor ama bilinen en eski kullanim rehberleri Alman asilzadesi Jacob von Rammingen'in yazdığı rehberlerdir. Bu arşivbilimlerinin öncüsü 1571 yılında basılmış, ama olasılıkla 1500'lu yılların ilk yarısından önce yazıldığı sanılmaktadır. Jacob von Rammingen bu akedemik konunun babası diye anılırdı. O, Almanya´nin sahib olduğu en azından birkaç yüz yıllık bir arşiv geleneği kurdu. Arşiv teorisi ilk defa onun tarafından dile getirildi.

Avrupa devletlerinden Fransa, 1790 yılında ilk Fransız Millî Arşivini kurdu. İngiltere'de devlet adamları mevkilerinden ayrılırken kendi zamanlarına ait resmî evrakı beraberlerinde götürmeleri adettendi. Resmî evrakın dağınıklığını önlemek için İngiltere'de 1838'de Public Record Office kuruldu. Alman devlet arşivi ise 1867'de kurulmuştur.

Türk-İslam devletlerinde öteden beri yazılı ve yazısız kağıda hürmet fevkalade idi. Bilhassa kul hakkı geçmesi tehlikesi sebebiyle devlet evrakının korunmasına daha çok önem verilirdi. En büyük Türk-İslam devletlerinden biri olan Osmanlılar da aynı geleneğin devamı olarak devlet evrakını en özel yerlerde muhafaza etmişlerdir. Orta Doğu ve Balkanlar'da asırlarca hüküm süren Osmanlı İmparatorluğu'nda devletin ilk devirlerinden başlayarak, resmî evraklar, önem derecesine bakılmaksızın kese, torba ve sandıklarda belli usul ve düzenlere göre büyük bir titizlikle saklanmıştır. Maliye defterleri hazinesi ile Defterhane hazinesi devletin önemli hazinelerindendi. Çok değerli kayıtlar ve belgeler bu hazinelerde saklanırdı. Osmanlı Devleti'nde, devlet dairelerindeki evrakların düzenli korunması hakkında çeşitli direktiflerin verilmesi bu belgelerin korunmasındaki önemi göstermektedir. 1785'te Birinci Abdülhamid'in Reis-ül-küttab'a gönderdiği emirde, evrak ve defterlerin korunmasına dikkat edilmesi istenilmektedir. Osmanlı arşivleri, Türkiye için olduğu gibi, dünya ulusları için de en kapsamlı arşivlerden biridir. Üç kıtaya yayılıp, çeşitli dil, din ve ırktaki insanları asırlarca idare eden Osmanlılar, arşivlerinde bu milletlere ait bilgileri titizlikle kâğıt üzerine geçirip saklamışlardır.

İstanbul'un fethine kadar Bursa ve Edirne'de arşivler oluşmuştur. İstanbul'un fethinden sonra, ilk arşiv Yedikule civarında yapıldı. Topkapı Sarayının inşasından sonra, Divan-ı Hümayun'un yanında bir arşiv yapıldı. 16. yüzyılda yüksek bir seviyeye ulaştı. Belgeler en küçük bir müsveddeye kadar atılmadan, torba, sandık, kılıf muhafaza hatta atlas içine kondu. Arşiv malzemeleri kurutulmuş mahzen depolarda saklandı.

Osmanlılarda, Divan-ı Hümayun'daki belgeler kâğıt veya defter şeklinde düzenlenirdi. Defterler ciltlenir, senelere göre düzenlenip sınıflanır, özel odalarda saklanırdı. Bu odalara Mahzen-i evrak adı verilirdi. Yaprak halindeki belgeler dürülüp keselere konurdu.

Önemli belgeler, fermanlar ise, atlas keselere ve muhafazalara yerleştirilirdi. Her dairede günün evrakı, bir tomar, her ayınki bir torbaya, her yılınki ise bir sandığa konurdu. Sandıkların üzerine de içeriğini gösteren etiketler yapıştırılırdı. Defterhane hazinesi, Divan-ı Hümayun toplantılarının düzenli devam ettiği zamanlarda, Kubbealtı dairesinin yanında bulunmaktaydı. Sonraları toplantılar önemini kaybedince, hazine, Topkapı Sarayı'nın birinci kapısındaki Bab-ı Hümayun'un üst kısmına taşındı. Daha sonra da Sultanahmet'te Saray-ı atik denen mahzene ve Babıali'ye yakın olan Tomruk dairesine aktarıldı. Sarayın bir kısım belgeleri Kubbealtı'nın bitişiğindeki Dış hazine binasında toplanmıştır. Maliye belgeleri de, Sultanahmet'teki Eski Çadır Mehterleri kışlasında korunmakdaydı. Bütün kanun, , ferman ve emirler defterlere geçirilir, onaylanır, saklanırdı. Eski defterlere bakmak gerektiğinde bunları bulup hemen getirecek görevliler vardı.

Devlet arşivi, padişahın, vezir-i azamlardaki mührüyle mühürlenen üç hazineden biri idi. Hükûmetin her toplantısından sonra konuşulanlar yazılır; bu mühür ile mühürlenirdi. Bir defterin arşivden çıkması sadrazamın yazılı emri ile olurdu. Arşiv dışında ne kadar kaldığı da kaydedilirdi.

Osmanlı devlet belgeleri çok iyi tutulur, sağlam kâğıtlara, silinmez mürekkeple yazılır ve çok iyi muhafaza edilirlerdi.

Defter emini, istenen defter ve belgeyi, milyonlarca defter ve vesika arasından birkaç dakika içinde bulabilirdi. Çünkü en iyi şekilde ve fevkalade sınıflanmışlardı.

Osmanlı Devleti'nde modern anlamda millî arşivcilik konusunda ilk ciddi teşebbüs, devrin maliye nazırı 'nın 1845'te Enderun'daki tarihî vesika ve defterleri bir düzen içine almaya çalışması ile görülür. Tam anlamışla modern arşivcilik ise, 1846'da Hazine-i Evrak Nezareti'nin kurulmasıyla başlar ve bugünkü Başbakanlık Arşivi'nin çekirdeğini oluşturur. Aynı sene Bab-ı Ali'nin iç kısmında yüksekçe, rutubetsiz bir yer seçilerek ve özel olarak imal edilen tuğla ile mükemmel bir bina yapıldı. Nezaretin başına Hazine-i Evrak Nazırı olarak sadaret mektupçusu Esseyyid atandı. Türkiye'de modern arşivciliğin mimarı bu zattır denilebilir.

Hasan Muhsin Efendi, emrindeki ekip ile değerli çalışmalar yaptı. Devletin önemli işlerine ait gizli sayılacak, devletin sırlarını ifşa etmeyecek şekilde güvenilir memurların atanması gerektiği karara bağlandı. Arşive eklenecek belgelerin düzeni ve arşivin çalışma tarzını belirten arşivcilik talimatını hazırladı. Bunu 1849'da Hazine-i Evrak Nizamnamesi adı ile yayınlayarak Türk arşivciliğini belli bir düzene soktu. Bu arşivde, her türlü muahedeler, hatt-ı hümayunlar, iç ve dış meselelere ait belgeler, Divan-ı Hümayun defterleri, meclis takrirleri, mazbatalar, kanunlar ... v.s. saklanıyordu. Nezaret, bir süre sonra Hazine-i Evrak Müdürlüğü unvanını almış ve Osmanlı Devleti'nin sonuna kadar bu isimle devam etmiştir.

1922 senesinde İcra Vekilleri Hey'eti Riyaseti Kalem-i Mahsus Müdüriyetine bağlı, İstanbul'da Mahzen-i Evrak Mümeyyizliği kuruldu. 1923'te Hazine-i Evrak Mümeyyizliğine çevrildi. 1927'de Hazine-i Evrak Müdür Muavinliği adı altında Başvekalet müsteşarlığına bağlandı. 1933'ün Mayısında Teşkilat Kanunu gereğince, Ankara'daki Evrak Müdürlüğü ile İstanbul'daki Hazine-i Evrak Müdürlüğü, Başvekalet Evrak ve Hazine-i Evrak Müdürlüğü adı altında birleştirildi. 1937'de Hazine-i Evrak'ın adı Arşiv Dairesi Müdürlüğüne dönüştürüldü. 1943'te Başvekalet Arşiv Umum Müdürlüğü haline çevrildi. 1954 Başbakanlık Kuruluşu Hakkındaki Kanun çerçevesinde kuruldu ve Başbakanlık Merkez Teşkilatı içine alındı. 1976 yılında Başbakanlık Müsteşarlığına bağlı olarak kuruldu. Bu dairenin görevi, Başbakanlıkta Cumhuriyet döneminde biriken evrakın tanzimidir.

Bugün yüz milyonlarca Türkçe ve Osmanlı Devleti'ne ait arşiv malzemesi, Osmanlı'dan ayrılan devletlerde kalmıştır. Mesela, Kudüs Françisten Manastırı'nda 2644 Türkçe belge mevcuttur. Romanya arşivlerinde 210.000 belge olduğu biliniyor. Bunun yanında milyonlarca belge çürütülmüş, yakılmış ve 1931'de vagonlar dolusu Bulgaristan'a satılmıştır. 500.000 kadar Türkçe defter ve belge Bulgaristan'dadır. Bir kısım evrak da ambalaj kağıdı olarak esnafa intikal etmiştir.

Tarih-i Osmani Encümeni millî tarih araştırmaları için Topkapı'dan çıkarılan evrakın sınıflanması gereğini duymuş ve bu işi Ali Emiri Efendi'nin başkanlığındaki bir heyete havale etmişti. 1918 - 1921 yılları arasında çalışan Ali Emiri, padişahlara göre kronolojik, 1921'de Mahmud Kemal İnal, devlet teşkilatlarına ve yapılan işlemlere göre, Adliye, Askeri, Bahriye, Maliye gibi adlarla 22 başlık altında topladı. 1932'de muallim Cevdet İnançalp'in tasnifi ise İbn'ül-emin tasnifinin aynı olmakla beraber bu başlıklar 16'ya indirilmiş ve bunlara sonradan Vilayat-ı Mümtaze eklenmiştir. 1936'da Macaristan'dan getirtilen arşiv uzmanı eski tasnifleri bırakarak kısaca Eskiyi olduğu gibi kurma, yeniden canlandırma olarak adlandırılan sistemi uyguladı. Bütün bu sınıflama çalışmaları, işin büyüklüğü karşısında neticesiz kaldı. Son yıllarda millî bir mesele haline gelen arşivlerimiz, özellikle Başbakanlık Osmanlı Arşivi, yeniden ele alınmış ve genç bir kadro ile sınıflama işlerine hız verilmiştir.

Bu konu, millî bir sorun olarak da ele alınabilir. Genç kadro 1987'de genç olmasına gençti ama 2009'da emekli olma çağına gelmiş yorgun ve ümitsiz bir kadro halindedir. Başbakanlık uzman yardımcısı unvanı ile işe başlatılan bu genç kadro devletin azizliğine uğramış, ellerinden alınan unvanlarından sonra Türkiye'nin en uzun süreli kadro karşılığı olmaksızın sözleşmeli personel unvanıyla çalıştırılan personeli haline gelmiştir. Yaş hadlerini çoktan aştıklarından, başka kurumlarda devlet memuru olma haklarını da kaybetmişlerdir. Acımasız bürokratik manevralar ile sözleşmeli personelin kadrolu memurdan tek farkı olan yüksek ücretleri de yeni başlayan bir öğretmenin altına düşürülmüştür. Liyakat ve hizmet bilinci açısından seçkin kamu personeli olmalarına rağmen imam hatip okulunda az buçuk arap alfabesi öğrenmiş yeni Türkiye iktidar zihniyeti tarafından "bunların da yaptığı iş mi, yaz kursunda benim çocuk bile bu yazıyı öğrenir" küçümsemesine maruz kalmışlar ve her platformda arşivlerimize, Osmanlıya verdikleri önemden bahsedenlerin zerre kadar ilgilenmedikleri yüzüstü bıraktıkları bir kurum haline gelmiştir.

Arşivin Görev ve Fonksiyonları

Bir arşivin başlıca görev ve fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir:

1. Arşiv malzemesini saptamak ve ayırmak,
2. Arşiv malzemesini kayba uğramaktan korumak,
3. Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak,
4. Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak,
5. Arşiv malzemesinin yeniden oluşumu aşamasında, bunu kontrol altına almak.

Arşivden Yararlanma

Arşivlerde, geçmiş yüzyılların belgeleri, tarih araştırmaları için en değerli dokümandır. Toplumsal, ekonomik yaşayışımızın bütün görünüşleri, bu belgelerde yatmaktadır. Arşiv belgelerinden bilimsel amaçlardan başka, resmi ya da kişisel işlerde, davalarda yararlanılabilir.

Arşivleri Kullanma Hak ve Özgürlüğü

1. Arşivleri kullanma hak ve özgürlügü birbirine zıt iki prensip üzerinde inşa edilmiştir.Bunlardan birincisi kamu kurumlarının ürettikleri arşivlerin yine kamuya ait oldukları, dolayısıyla halkın onları serbestçe kullanma olanağona sahip olması prensibidir. İkinci prensip ise kamu kuruluşlarının tüzel kişilik olarak belirli bir hukuku olduğunu, dolayısıyla üretmiş oldukları belgelerin belirli ölçüler içinde gizlilik özelliğine sahip olması gerektiğini vurgular.
2. Demokrasi ile idare edilen ülkelerde, ulusu meydana getiren üyelerin, her birinin haklarını (Devlete karşı olanlar dahil) koruyabilmesi için arşivlerin içerdiği bütün kaynaklardan yararlanma hakkına sahiptir.
3. Millet topyekûn bir kişilik olarak kendisini yöneten ve o millet tarafından vekil tayin edilen kişi ve kurumların faaliyetlerini kontrol etme hakkına sahiptir.
4. Genel olarak mesleği araştırma olan kişiler ve özellikle tarihçiler bir ülkeyi yapan tarihin bütün kaynaklarının kendilerine en çabuk bir şekilde açılması hakkına sahiptirler.
5. Devlet ve diğer kamu kurumları kendi koruması altında bulunan vatandaşın haklarını korumak ve kollamak yükümlülüğüne sahiptir.Memleketin sorunlarından sorumlu olduğu için belli ölçüler içerisine bazı arşivleri bir süre araştırmaya açmama hakkına sahiptir.

Arşivlerin kullanılması hak ve hürriyeti başlıca iki türde gerçekleşebilir; belgeleri doğrudan araştırıcının eline vermek (communication) veya sergilemek (bu basın-yayın veya bilgisayar araçları ile de olabilir).Bu ikisi arasındaki fark, belge veya bilginin içeriğinin şahıslara bildirilmesi noktasındadır. Belgenin doğrudan araştırıcıya verilmesi, kataloglarda veya başka yerlerde referansı olan bir belgeyi bir kişiye incelemek için emanet etmektir. (Bilici,1994)

Arşiv Türleri

1. Devlet Arşivleri: Bir ülkede, devlet hayatı ile ilgili mevcut bütün arşiv malzemelerinin toplanmış olduğu arşivlerdir.
2. Şehir Arşivleri: Bir şehir ile ilgili bütün belgelerin, bir araya toplanmış olduğu arşivlerdir.
3. Bucak (nahiye) Arşivleri: Bir bucağın idari kuruluşlarının işlemleri neticesi meydana gelen bütün belgelerin bir araya toplanmış olduğu arşivlerdir.
4. Noter Arşivleri: Bir noterliğin işlemleri neticesi oluşan belgelerin, bir araya toplanmış olduğu arşivlerdir.
5. Dini Arşivler: Cami, tekke, medrese, manastır, sinagog vb. dini kuruluşların faaliyetleri sonucunda oluşan belgelerin bir araya toplanmış olduğu arşivlerdir.
6. Özel Arşivler: Devlet veya yarı devlet kuruluşu olmayan kişi veya kuruluşların arşivleri olarak tarif edilebilir.
7. Hastane Arşivleri: Bir hastanenin faaliyetleri sonucunda oluşan belgelerin bir araya toplanmış olduğu arşivlerdir.
8. Ekonomik Arşivler: Çeşitli endüstri ve ticaret kuruluşlarının bünyelerinde oluşturdukları arşivlerdir.
9. İkonografik Arşivler: Orijinal resim, gravür, damga, resimli afişler, fotoğraf, şahıs, eşya ve anıt resimleri taşıyan her türlü diğer dokümanlardan oluşan arşivlerdir.
10. Folklor Arşivleri: Bunlar bir ülke, şehir, bölge vb. ile ilgili her türlü folklor malzemelerinden oluşan arşivlerdir.
11. Odyo-vizüel Arşivler: Bunlar göze ve kulağa hitap eden film, şerit film, manyetik bant, plak ve kasetler üzerine, arşiv belgesi olabilecek özellikteki resim, söz, müzik vb'nin arşividir.
12. Günlük Kullanılan Arşivler: Oluşturları kuruluş ve ünitelerde, günlük olarak kullanılan belgelerden oluşan arşivlerdir.

Türk Arşivleri

• Tarih İçinde Osmanlı Arşivleri: Osmanlı İmparatorluğu'nun idari ve mali teşkilat politikasının temel taşlarından biri, yaptıkları nüfus ve arazi tahrirleridir. Bu açıdan bakıldığında, Osmanlı Devleti hem kendinden önce gelen İslam devletlerinin hem de Bizans İmparatorluğu'nun bir devamı mahiyetindedir.

Adı geçen tahrirler sonucunda meydana getirilen defter ve diğer belgeler, son zamanlara kadar, devletin sırlarını ihtiva eden gizli hazine şeklinde adeta dini diyebileceğimiz bir kavramla yabancılara gösterilmekten uzak tutulmuşlardır. Defter-i Hakani dairesinde bu belgeler üzerinde çalışan ve onların korunması ile uğraşan memurlar, özel bir merasimle eski isimlerini terk ederek takma bir isim alırlardı. Defterhane avlusunda gömülmüş pirlerinin ruhaniyetinden feyz alarak, birbirlerine birer tarikat üyesi adap ve muaşereti ile bağlı bulunurlardı. Ancak belirli zaman görev yapıp belirli derecelere ulaştıktan sonra bu defterlere bakmak ve içindeki sırları öğrenmek yetkisini alabilirlerdi. Fransız'ların Philippe Auguste zamanından önce yaptıkları gibi, Osmanlılar da bürokratik işlemleri layıkıyla, seri şekilde yerine getirebilmek ve gerektiğinde müracaat edebilmek için Divan-ı Hümayun'a ait çeşitli memur ve defterleri ordu ile birlikte seferlere götürdükleri bilinmektedir. Defter Emini de diğer memurlarla beraber sefere giderdi. Fatih'ten beri bu defter emini vardır.Yavuz'un Çaldıran seferine Defter Emini ve defterler beraber götürülmüştür.Sefer sırasında Sivas civarına gelindiğinde ordunun ağırlıkları ile hazine ve timar defterleri Sivas Kalesi'ne gönderilip koruma altına alınmış, ordu ise ileri harekâtını sürdürmüştür.

• Cumhuriyet Devri ve Türk Arşivleri Teşkilatı: Cumhuriyetin ilk yıllarında bir mümeyyizlik olarak başbakana bağlı olan arşiv idaresi,1933'te Başvekalet Evrak ve Hazine-i Evrak Müdürlüğü haline getirilmiştir. 1937 yılında Arşiv Müdürlüğü; 1943'te de Arşiv Umum Müdürlüğü haline getirilen bu makam, her seferinde Osmanlı arşivlerine yönelik görevler yüklenmiştir. Cumhuriyet, arşivlere daha çok saklanması gereken bir müze malzemesi olarak baktığı için, kendi devrinde üretilen ve büyük hacimlere ulaşan arşiv malzemesi ile meşgul olmamıştır.Bunun için 1976 yılını beklemek gerekir. Ancak bu tarihte Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı kurularak çağdaş arşivleri bir ölçüde koruma politikasının ilk adımları atılmış oldu. 1984'te de Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü bugünkü teşkilatına kavuşturulmuştur.

Şimdilik yerel hiçbir uzantıya sahip olmayan bu genel müdürlüğün görevleri şu şekilde belirtilmiştir:

• Millî Arşiv Politikasını saptamak,
• Devlet ve millet hayatını ilgilendiren her türlü belgeleri toplamak, değerlendirmek ve saklamaktır,
• Bütün arşivleri saptamak, toplamak ve gerekirse satın almak,
• Bilimsel gelişmeleri izlemek ve gerekli yayınları yapmak,
• Tarihi, kültürel ve estetik değeri olan arşiv malzemelerinden koleksiyonlar yapmak, seriler hazırlamak, gerekirse arşiv müzesi kurmak,
• Film, mikrofilm, ayıklama ve imha işlemlerini yerine getirmek.(Bilici,1994).

Arşivcilik

Arşivcilik, arşivlenecek belgelerin idareciliğinin yapıldığı, belgelerin saklandığı, korunduğu, bakımının yapıldığı, düzenlendiği, sunulduğu ve çeşitli işlemlerin yapıldığı bir bilim dalıdır. Tarih ve niteliği ne olursa olsun, bireyler veya (özel veya kamuya ait) tüzel kişilikler tarafından, kendi varoluş amaçları doğrultusunda ve kendi fonksiyonlarının yerine getirilebilmesi için toplanan (üretilen veya teslim alınan) ve öncelikle delil olarak ve idari amaçlar için, daha sonra da taşıdıkları genel enformasyon değerleri için saklanan belgeler bütünüdür. İngilizcede archive science, Fransızcada archivistique ve Almancada Archivwissenschaft, Archivlehre, Archivkunde şeklinde ifade edilen arşivcilik; arşiv teorisini, arşiv uygulamalarını konu edinen bir bilim dalıdır.

Arşivciliğin İlişkili Olduğu Bilim Dalları

• Hukuk
• İşletme
• İstatistik
• Filoloji

Konu Başlıkları

• Arşiv
• Arşivin Tarihçesi
• Belgelerin “Arşiv Belgesi” statüsünde olabilmesi için taşıması gereken özellikler
• Arşivlerin önem ve değeri

Arşiv

Bilgi ve Belge Yönetiminin toplumsal kuruluşlarındandır. Kurumlar faaliyetleri sırasında çeşitli belgeler üretirler. Kimileri güncelliğini korurken, kimileri yitirir. Bazıları tekrar kullanılmak üzere saklanır. Saklanan bu belgeler arşivi oluşturur.Arşiv için; milletlerin, toplulukların, kişilerin hafızası da diyebiliriz.

Arşivin Tarihçesi

Arşivler bilgilerin kayıt altına alınmasıyla yani yazının kullanılmasıyla birlikte ortaya çıkmıştır. Yazıyla birlikte bilgiler belge denilen yerlerde varlık bulunmuşlardır.

Belgelerin “Arşiv Belgesi” statüsünde olabilmesi için taşıması gereken özellikler

1. Belgelerin içerdiği bilgiler açısından ileride bu belgelere gereksinim duyulacak olması,
2. Oluşturulduğu kuruluşla ilgili önemli karar ya da işlemleri içermesi
3. İlgili olduğu ülke, kurum, kişi ya da konu ile ilgili uzun vadeli yükümlülükleri belgelemesi,
4. Araştırmacılara yardımcı olabilecek bilgiler içermesi,
5. Oluşturulduğu alanda bilgi içeren tek kaynak olması,
6. Herhangi bir alanda (siyaset, sanat, edebiyat, bilimsel vb.) değer taşıması gerekmektedir.

Arşivlerin önem ve değeri

Milletlerin, kişilerin, toplulukların bilgi birikimlerine sahip çıkmaları, bilginin üzerine eklenerek gelişmesi açısından arşivler önemlidir. Bireylerin ve devletin haklarını ve uluslararası ilişkileri belgeleyip korurlar. İlgili olduğu konuyu aydınlatmaya ve saptamaya yararlar. Ayrıca her türlü bilimsel araştırmalara imkân sağlarlar. Çünkü ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını, kurumlarını ve bunlar arasındaki ilişkileri ortaya koyarlar. Devlet kurum ve kuruluşlarının çalışmaları, idari işlemleri, her türlü araştırmalar ve mevzuat uygulamalarının yazılı belgeleri arşivlerde saklıdır.

Dünyada arşivcilik

• İskoç Arşivleri: İskoçya'da arşivlerin koruma altına alınmasının tarihi oldukça eskidir; bu amaçla yapılmış ilk arşiv binası 1540'lara kadar gider.Şu anda kullanılan idare binası (General Register House) arşiv için 1774 ve 1787 yılları arasında inşa edilmiştir. Birleşik Krallık'ta arşiv amaçlı yapılmış en eski binadır ve hala asıl amacı için kullanılmaktadır. Avrupa'daki en eski arşiv binalarından biridir. İlk yapıldığı zaman yangın ve sel felaketleri dikkate alınarak yapılmıştır; bütün duvarları ve katlar arasındaki zeminler bir metre kalınlığında taştan yapılmıştır. Bütün binada ahşap zemini olan sadece bir oda vardır. Bina küçük odalar şeklinde bölünmüştür; bu, yangın çıkması halinde yangını küçük alanlara hapsetmek içindir. Binanın sağlamlığı ısı yalıtımı ve sıcaklık değişikliklerinden etkilenmemesini sağlamaktadır. (Kandur,1994).
• Fransız Arşivleri:
• Fransız Arşivlerinin Evrimi: Fransız Arşivlerinin ilk olarak 1194 yılında Philippe Auguste zamanında Freteval savaşında imha edilmesi tehlikesi belirdiği için bundan sonra yerleşik idare edilmelerine karar verildi. Ancak en eskisi 558 yılına ait Fransız arşivlerinin tarihi konusunda 12. asırdan öncesi için yeteri kadar bir bilgi mevcut değildir.

Asırlar ilerledikçe ve kraliyet yönetiminin organları geliştikçe her bir birimin arşivleri bağımsız olarak ve herhangi bir teknik veya hukuki kurala bağlı olmaksızın saklanıyor ve sınıflanıyordu .Bu birimlerin en meşhuru Paris Parlamentosu'dur ve defterleri kesintisiz olarak 1254'ten 1789'a kadar gelir. Ancak bu çok dağınık bir şekilde bulunan (1770'te yapılan bir ankete göre 5700 depo vardı) arşivlerin merkezi bir idareye bağlanması gerekiyordu. Fransa bu konuda, örneğin İspanya'ya göre, geç kalmıştı, çünkü Charles Quint 1543'te arşivleri Simancas şatosunda merkezileştirmişti. Daha sonra Venedik'te 1632'de ilk arşiv sınıflama el kitabı yayınlandı.Fransa'da ise 1765'ten 1779'a kadar en az dört kitap yayınlandı.(Bilici,1994).

• Fransız Arşivlerinin Kısa Tarihi: Fransa'da ilk arşiv sergisi 12. yüzyılda kurulmaya başlanmıştır fakat bir bütünlük halinde Millî Arşivler'i ve Bölgesel Arşivler'i organizasyon içine alan Fransız İhtilali'dir. Millî Arşivler: Millet Meclisi tarafından ihtilalin en başında 9 Temmuz 1789'da, Meclis'in kendi arşivinin korunması için meydana getirilmiştir.Bölgesel Arşivler: Anayasa Meclisi 1790 tarihinde yeni (ülke içi) sınır düzenleme kararı aldı.İller kazalara ve bucaklara bölündü.1795-1796 tarihlerinden itibaren, eski rejim idaresine ait arşivler, kilise kurumlarına ait belgeler ve göçmen listeleri her bölgenin merkezinde, yeni yönetimin kurumlarında üretilen malzemelerle beraber saklanmaya başlandı.(Süleymanoğlu,1993).

Avrupa'da Arşivciliğin Doğuşu

Avrupa'da arşivcilik, yazının bozulabilir malzemenin (kâğıt gibi) üzerine yazılmaya başlamasıyla önem kazandı. Eski Yunan'da ve Roma İmparatorluğu'nda arşivlerin tutulduğu biliniyor ancak bunlar savaş sonucu yok olmuştur.11. yüzyıl öncesine ait bugüne çok az malzeme ulaşmıştır. Arşivcilik bir bilimsel disiplin olarak 17. yüzyılda Fransa'da oluşmaya başladı. O zamanlar Dom Mobillon tarafından Diplomatik Bilimi adı altında bir meslek oluşturuldu. Ancak İtalya, İspanya ve Almanya'da arşivcilik el kitaplarının yine o tarihlerde yazıldığı biliniyor. 18.yüzyılın sonunda Avrupa'da -İngiltere hariç- arşivcilik teorisi ve uygulamaları Fransız ihtilali ile politik, idari ve yasal değişikliğe uğramış ve tamamen yenilenmiştir. 25 Haziran 1794'te kabul edilen Fransız anayasasında, arşivleri halkın görmesinin bir kişisel hak olduğu kabul edilmiştir. Fransız Devrimi sonrası eski kurumlara ait birçok belge halka açık arşivlerde toplanmıştır. Bu eski dokümanları okuyacak ve yorumlayacak eğitilmiş arşivci ihtiyacı hissedilmeye başlanmıştır. Bunun sonucu olarak 1811'de Napoli'da Scuola del Grande Archivio ve 1821-1829 yılları arasında Ecole des Chartes açıldı. Ancak bu okullarda verilen eğitim bugün anladığımız anlamda bir eğitim değildi daha ziyade tarih eğitimi veren kurumlardı. Bu kurumlarda arşivcilik eğitiminin temeli sayılabilecek belgelerin ayıklanması ve arşive intikali teorileri verilmekte idi. Uzun zaman arşivcilikte temel ağırlığı tarihi yaklaşımlar işgal etti. İngiltere ve İspanya için bu İkinci Dünya Savaşına kadar devam etti. Ancak Avrupa'nın diğer ülkeleri 1850'den sonra arşivciliğin dört temel problemi ile ilgilenmeye başladılar. (Kandur,1993) Bunlar;

1. Dokümanların arşivlere nasıl transfer edileceği,
2. Ayıklamanın nasıl yapılacağı,
3. Niteleme ve düzenlemenin hangi seviyede olacağı,
4. Arşivlerin halkın hizmetine nasıl sunulacağı konularıdır.

Türkiye'deki önemli arşivler

Başbakanlık Osmanlı Arşivi20 Temmuz 2008 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.

Bugün Türkiye'de en zengin arşiv, İstanbul-Kağıthane-Sadabad'daki Başbakanlık Osmanlı Arşividir.

Başbakanlık Osmanlı Arşivindeki arşiv malzemesi Osmanlı İmparatorluğu'nun merkez teşkilatı, kuruluşları olan Divan-ı Hümayun, bab-ı asafi ve bab-ı defteri ve bu ana kuruluşlara bağlı olan kalem ve dairelere ait olan defterler ile evrakı içine almaktadır. Topkapı Sarayı Arşivinin devamı niteliğinde bulunan İkinci Abdülhamid'in Yıldız Sarayı Arşivi de, Osmanlı Arşivinin bir bölümünü meydana getirmektedir. Ayrıca Sultan Abdülaziz ve Beşinci Murad devirlerine ait malzeme de bulunmaktadır. İmparatorluğun sona ermesi üzerine resmi dairelerin ve kaldırılan dairelerin evrakı da buraya intikal etmiştir.

Şu anda 100 milyonun üzerinde tarihi vesika bulunduran Başbakanlık Osmanlı Arşivi yalnız Türkiye'nin değil, Osmanlı İmparatorluğu'nun sona ermesinden sonra kurulan 20'den fazla devletin de ana arşivi durumundadır. Yani Anadolu, Asya, Avrupa, Afrika ve ayrıca Amerika'da kurulan devletlerle bulunan resmi ilişkilerden dolayı tüm dünyayı ilgilendiren bir belge koleksiyonu bu arşivde yer almaktadır. 2 Haziran 2013'te resmi açılışını Başbakan Recep Tayyip Erdoğan'ın onurlandırdığı, bünyesinde bir de arşiv müzesi barındıran İstanbul-Kağıthane'deki Millî Arşiv Sitesi, hem araştırma hizmetleri birimi ile hem de kurum internet sitesi üzerinden bu belgeleri araştırmacılara sunmaktadır.

Topkapı Sarayı Müzesi Arşivi

Tanzimat'tan önce padişahlarla ilgili evrak ve defterlerin, azil ve idam edilen veya mallarına el konulan devlet adamlarının evlerinde bulunan bu gibi belgelerin sarayda saklanması usuldendi. Bu arşivde, en eskisi Orhan Gazi zamanına kadar giden 10.726 defter ve 12.724 belge vardır. Arşivin A'dan H'ye kadar harflerle başlayan maddeleri içeren iki fasikül Topkapı Sarayı Müzesi Arşiv Kılavuzu (1938 - 1940) adıyla kaydedilmiştir.

Topkapı Sarayı Müzesi Arşivi'nde bulunan arşiv malzemelerinden defter serileri, Başbakanlık Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığı tarafından sayısal ortama aktarılmış ve araştırmaya açılmıştır. Yaklaşık 200.000 adet belge serilerinin tasnif ve sayısallaştırılmasına devam edilmektedir.

Tapu Kadostro Genel Müdürlüğü Arşivi

Ankara'da bulunan bu arşivde 16. yüzyılın son tapu tahrir defterleri ile 1848'den sonraki tapu kayıtları muhafaza edilmektedir.

Şer'iyye Sicilleri Arşivi

Şer'i mahkemelerin verdiği dava ve karar defterleriyle, merkezden verilen emirlere ait belgeleri içermektedir. 1941'de Adalet Bakanlığı tarafından Türkiye Cumhuriyeti Millî Eğitim Bakanlığı'na devredilmiştir. Ankara'daki Millî Kütüphanede muhafaza edilmektedir. Bunların Şer'iyye Sicilleri adıyla katalogları yayınlanmıştır. Ankara'daki şer'iyye sicillerinden başka İstanbul Müftülüğü Şer'iyye Sicilleri Arşivinde de bir kısım şer'iyye sicilleri muhafaza edilmektedir.

Şer'iyye Sicilleri Arşivi, şu malzemeleri ihtiva etmektedir.

1. İstanbul Şer'iyye Sicilleri bölümü,
2. Mülga Meşihat Arşivi bölümü,
3. Mülga Meşihat Kütüphanesi bölümü.

Millî Kütüphanede bulunan Şer'iyye Sicilleri Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilmiş ve İstanbul'da Osmanlı Arşivinde araştırıcıların hizmetine görüntüleriyle birlikte açılmıştır.

Vakıflar Arşivi

Vakıflar Genel Müdürlüğüne bağlı olarak faaliyet gösteren Vakıflar Genel Müdürlüğü Arşivinde ve Vakıflar Bölge Müdürlükleri bünyesindeki arşivlerde vakıf kayıtları ile ilgili belgeler muhafaza edilmektedir.

Osmanlı sosyal bünyesinde, hayır ve hasenat kurumu olan vakıfların varlığını onaylayan ve ortaya koyan vakfiyelerin, sicillerin ve belgelerin bir araya gelmesinden oluşmuş bir arşivdir.Vakıflar Arşivi'nde bulunan vakfiyeler, tarihi devir itibarıyla başlıca dört gruba ayrılır:

1. Osmanlı devrinden önceki vakfiyeler (H. 410-699 M. 1019-1299),
2. Osmanlı devrine ait vakfiyeler (H. 699-1336 M. 1299-1920),
3. T.B.M.M. Hükûmeti ve Türkiye Cumhuriyeti dönemi vakfiyeleri (H. 1336-1342 M. 1920-1926),
4. 1926-1967 tarihleri arasında Medeni Kanun hükümlerine göre kurulan tesislere ait tesis senetleri ile, 1967'de kabul edilen 903 sayılı kanun hükümlerine göre kurulan vakıflara ait vakıf senetleri.

TBMM Arşivi

1920 yılından beri çıkan yasalar, tutanaklar vs. saklanmaktadır.

Ayrıca devlet daireleri, belediyeler, okullar, özel kuruluşlar ve ailelerin arşivleri de vardır.

Ayrıca bakınız

• Internet arşivi

Dış bağlantılar

• UNESCO Arşivler Portalı 2 Şubat 2006 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
• International Council on Archives16 Şubat 2011 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.

Kaynakça

Genel

•Archival Science. International Journal on Recorded Information. Netherlands: Springer. ISSN: 1389-0166 (print version). ISSN: 1573-7519 (electronic version).

•Cook, M. (1986). The Management of Information from Archives. Hants, England: Gower.

•Horn, D. E. (1989). The development of ethics in archival practice. American Archivist, 52(1), 64-71.

•İlhan, M. Mehdi, An Overview of the Ottoman Archival Documents and Chronicles (Osmanlı Arşiv Belgeleri ve Kroniklerinin Genel Bir Değerlendirmesi) [1]

•Keskin, İshak (2007). Osmanlı Arşivciliğinin Teorik Dayanakları Hakkında. Türk Kütüphaneciliği 21, 3 (2007), 271-303.

•McDonald, L. (1989). Ethical dilemmas facing an archivist in the business environment: the constraints on a business archivist. Journal of the Society of Archivists, 10(4), 168-172.

•MacNeil, H. (1991). Defining the limits of freedom of enquiry: the ethics of disclosing personal information held in government archives. Archivaria, (32), 138-144.

•Posner, Ernst (1972). Archives in the ancient world, Harvard University Press, Cambridge Massachusetts.

•Riberio, F. (2001). Archival Science and changes in paradigm. Archival Science, 1(3), 295-310.

•Stockting, B. & Queyroux, F. (Eds.). (2006). Encoding Across Frontiers: Proceedings of the European Conference on Encoded Archival Description And Context (EAD And EAC), Paris, France, 7-8 October, 2004. Haworth Information Press.

•Strömberg, JBLD (2010). The earliest predecessors of archival science - Jacob von Rammingen's two manuals of registry and archival management, printed in 1571, translated by JBLD Strömberg. Lund: Lundaboken, Wallin & Dalholm.

•Usherwood, B.; Wilson, K. & Bryson, J. (2005). Relevant repositories of public knowledge? Libraries, museums and archives in 'the information age'. Journal of Librarianship and Information Science, 37(2), 89-98.

Özel

• Binark,İ.(1980). Arşiv ve Arşivcilik Bilgileri.Ankara Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı.

• Kandur,H.(1995). Arşivcilik Konferansları I.İstanbul.Librairie de Pera.

• Keskin,İ.(2007). İstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü

• Özerdim, S.N.(1967). Bilgi Kaynakları ve Arşivcilik Ankara ss.20 http://kitaplar.ankara.edu.tr/dosyalar/pdf/361.pdf

Kaynakça

1. ^ "Arşivlenmiş kopya". 29 Aralık 2018 tarihinde kaynağından arşivlendi. Erişim tarihi: 8 Temmuz 2023. 
2. ^ Ataman,1989)
3. ^ Binark,1980)
4. ^ Çakın, 2011, s. 16
5. ^ Sefercioğlu, s.194
6. ^ Çakın, 2011,s.16
7. ^ Binark, İsmet (1980). Arşiv ve arşivcilik bilgileri. Ankara: Başbakanlık basımevi. s. 245. 

Wikimedia Commons'ta Arşiv ile ilgili ortam dosyaları bulunmaktadır.